Phase 1 · 12 Monate vorher

Konzept & Kernteam

Das Jahr beginnt mit Klarheit. Wer macht was, was wollen wir erreichen?

Festkomitee gründen. 3-5 Personen – ein Obmann, ein Finanzler, ein Marketing-Mensch, ein Logistiker. Mehr ist Bürokratie, weniger ist Überlastung.
Ziele schriftlich festhalten. Wollt ihr Geld verdienen? Identifikation steigern? Neue Mitglieder gewinnen? Alles drei? Schreibt's auf, sonst verzettelt ihr euch.Tipp: max. 3 Ziele, sonst hat keines Priorität.
Termin fixieren. Am besten gekoppelt an ein großes Heimspiel oder ein Sommer-Wochenende. Datum jetzt blocken, bevor andere Vereinsaktivitäten reinwachsen.
Budget-Rahmen setzen. Was darf das Jubiläum kosten – worst case? Plant 20% Puffer ein, der wird gebraucht.
Vereinschronik aktualisieren. Wer hat alte Fotos, alte Trikots, alte Geschichten? Jetzt sammeln – nicht in 11 Monaten.
Erstgespräch mit Merchandise-Partner. Wir sind erreichbar. Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.

Phase 2 · 9 Monate vorher

Strategie & Sponsoren

Jetzt wird aus der Idee ein Plan – mit Zahlen.

Strategie wählen. Sortiment-Strategie (3-5 Produkte je 50-200 Stück), Großauflage (1-2 Produkte je 500 Stück) oder Haussammlung (Schal pro Haushalt im Ort). Jede hat Vor- und Nachteile – wir beraten dabei.
Sponsoren ansprechen. Lokale Wirtschaft liebt Jubiläen. Bietet Bandenwerbung beim Festspiel, Logo auf Schal-Rückseite, Eintrag im Festheft. Jetzt ist Verhandlungszeit.
Mengenplanung erstellen. Wie viele Mitglieder? Wie viele aktive Fans? Wie viele Sponsoren-Geschenke? Realistische Schätzung – lieber knapp kalkulieren und nachbestellen.
Jubiläums-Logo erstellen lassen. Eigenes Logo mit „50 Jahre" oder „100 Jahre" + Gründungsjahr. Tipp: Wir gestalten das kostenlos.
Festheft konzipieren. Wer schreibt was? Geschichte, Interviews, alte Fotos, Sponsorenseiten.

Pro-Tipp: Macht aus dem Jubiläumslogo einen kleinen Wettbewerb. Lasst Mitglieder über drei Entwürfe abstimmen. Kostet nichts, mobilisiert alle, ist der erste Touchpoint zum Jubiläum.

Phase 3 · 6 Monate vorher

Produktion & Bestellung

Jetzt müssen Designs final sein und die Produktion gehen – sonst wird's eng.

Schal-Design final freigeben. Vorschläge angeschaut, eines gewählt, schriftlich freigegeben. Druckfreigabe ist die Schwelle.
Hauptprodukte bestellen. Schals (Jacquard-gewebt), Pins, T-Shirts. Lieferzeit Schals: 4-6 Wochen.
Sekundärprodukte bestellen. Tassen, Hauben, Aufkleber, Wimpel – alles, was zum Jubiläum gehört.
Vorverkauf starten. Auch wenn die Ware noch nicht da ist: Vorbestellungen sammeln, Erwartung aufbauen. Social Media, Newsletter, Heimspiel-Ankündigung.
Funktionärs-Wettbewerb starten. Mit unserem Schalkonfigurator können Funktionäre eigene Schal-Designs einreichen – das beste wird produziert. Schafft Identifikation und neue Verkäufer.

Phase 4 · 3 Monate vorher

Marketing & Logistik

Die Welt soll wissen, dass ihr Jubiläum habt.

Social-Media-Plan erstellen. Mindestens 2 Posts pro Woche bis zum Festtag. Wechsel zwischen Geschichte (alte Fotos, Anekdoten) und Verkauf (neue Produkte, Bundles).
Lokale Medien informieren. Bezirksblatt, Tips, lokale Online-Portale. Pressemitteilung mit allen Eckdaten.
Vereinsheim & Stadion dekorieren. Jubiläums-Banner, Beach Flags, Fahnen – die Welt soll sehen, dass es passiert.
Verkaufsstellen organisieren. Stand bei Heimspielen, Verkauf im Vereinsheim, Online-Shop oder Bestell-Liste. Wer wann an welcher Stelle?
Festheft drucken lassen. Druckerei mit 2 Wochen Vorlauf beauftragen.
Sponsoren-Geschenke vorbereiten. Personalisierte Schals, Pins in Geschenkboxen für die VIPs am Festtag.

Pro-Tipp: Eine Pressemitteilung ist kein Werbetext. Erzählt eine Geschichte: „Vor 100 Jahren gründeten 12 Männer in einem Wirtshaus..." – das druckt jede Lokalzeitung gerne.

Phase 5 · 1 Monat vorher

Endspurt

Alles ist da, alles ist gebucht. Jetzt nur noch nicht entgleisen lassen.

Wareneingang prüfen. Sind alle Stückzahlen korrekt? Stimmen Farben und Druckqualität?
Lager-Logistik klären. Wo liegt die Ware bis zum Festtag? Wer hat den Schlüssel? Wer transportiert sie zum Stadion?
Verkaufsteam einschulen. Wer steht am Stand? Wer macht das Wechselgeld? Bargeld + Kartenzahlung möglich?
Ehrungen vorbereiten. Wer kriegt welches Geschenk? Reden geschrieben? Urkunden gedruckt? Reihenfolge festgelegt?
Wetter-Plan-B. Was passiert bei Regen? Indoor-Alternative? Pavillon? Wechsel auf andere Halle?
Erinnerungspost an Mitglieder. Newsletter, WhatsApp, Aushang im Vereinsheim. „Nur noch 4 Wochen!"

Phase 6 · Festtag

Der Tag selbst

Wer jetzt noch organisiert, ist zu spät dran. Heute wird gefeiert – und verkauft.

Verkaufsstand aufgebaut – mindestens 1 Stunde vor offiziellem Beginn. Sichtbar, gut beleuchtet, Preise klar.
Kassa-Wechselgeld in ausreichender Menge. Tipp: 200€ in 1er, 2er, 5er, 10er.
Bargeld-Box gesichert. Eine Person hat Aufgabe „Geld" und nichts anderes.
Fotos & Videos machen lassen. Nicht nebenbei – delegiert das an eine Person, die sonst nichts zu tun hat. Material für Social Media UND Vereinschronik.
Ehrungen pünktlich starten. Aufgebaute Bühne, Mikrofon getestet, Reihenfolge auf Spickzettel.
Sponsoren persönlich begrüßen. Jeder bekommt sein Geschenk persönlich überreicht – nicht in der Garderobe stehen lassen.
Genießen. Im Ernst. Ihr habt 12 Monate dafür gearbeitet.

Phase 7 · Nachbereitung

Eine Woche danach

Die Arbeit ist nicht vorbei – aber jetzt ist sie leicht.

Restmengen inventarisieren. Was ist übrig? Wo lagert es? Verkauf läuft die nächsten Monate noch nach.
Online-Verkauf weiterlaufen lassen. Restbestände im Vereinsheim und auf Social Media weiter bewerben.
Dankschreiben an Sponsoren. Persönlicher Brief, kein Massenmail. Mit Foto vom Festtag.
Pressefotos verschicken. An Lokalzeitungen mit Bildunterschriften. Berichte erscheinen oft erst eine Woche später.
Feedback-Runde im Festkomitee. Was war gut? Was würden wir anders machen? In 25 Jahren zum nächsten Jubiläum will man's wissen.
Finanzielle Abrechnung. Kosten vs. Einnahmen, Sponsoren-Forderungen, Restbestände bewerten.

Hilfe gewünscht?

Ihr müsst das nicht alleine machen.

Wir begleiten Vereinsjubiläen seit über 20 Jahren – von der Konzeption bis zum letzten Schal. Kostenloses Erstgespräch, ehrliche Beratung, regionale Produktion in Linz.

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